Raporlama
Yangın ekipmanı periyodik kontrol raporu nasıl hazırlanır?
Yangın söndürücü ve yangın dolabı periyodik kontrol raporunda bulunması gereken bilgiler, uygunsuzlukların nasıl yazılacağı, müşteri imzası ve raporu denetime hazır tutmanın yolu.
Larigo Yangın · · 6 dk okuma
Periyodik kontrol raporu, yaptığınız işin kanıtıdır. Müşteri için denetimde gösterilecek belge, sigorta için hasar dosyasının parçası, sizin için de bir sonraki bakımın ve teklifin başlangıç noktasıdır. İyi bir rapor kısa, eksiksiz ve tartışmaya yer bırakmayacak kadar net olmalıdır.
Rapor kimin için hazırlanır?
- Tesis yöneticisi: hangi cihazın uygun olmadığını ve ne yapılması gerektiğini anlamak ister.
- Denetim ve itfaiye: bakımın yapıldığını, tarihini ve yapan firmayı görmek ister.
- Sigorta: hasar anında cihazların çalışır durumda tutulduğunu belgelemek ister.
- Firmanız: bir sonraki ziyaret ve teklif için neyin değiştiğini bilmek ister.
Raporda bulunması gereken bilgiler
| Bölüm | İçerik |
|---|---|
| Firma bilgileri | Hizmeti veren firmanın unvanı, adresi, iletişim bilgileri, logo ve kaşesi. |
| Müşteri ve tesis | Müşteri unvanı, tesis adı ve adresi, tesis yetkilisi. |
| Kontrol bilgisi | Kontrol tarihi, kontrolü yapan personel, rapor numarası. |
| Ekipman listesi | Her cihazın konumu, türü, etiket ve seri numarası, son bakım ve dolum tarihleri. |
| Kontrol maddeleri | Gövde, manometre, basınç, etiket, montaj, erişim, dolum durumu için sonuç. |
| Uygunsuzluklar | Tespit, önerilen işlem ve varsa yerine konan cihaz. |
| Onay | Kontrolü yapanın ve tesis yetkilisinin imzası. |
Uygunsuzluk nasıl yazılır?
Uygunsuzluk notu üç parçadan oluşmalıdır: ne görüldü, neden sorun ve ne yapılmalı.
- Zayıf: "Tüp sorunlu."
- İyi: "Kazan dairesi girişindeki 6 kg KKT söndürücünün manometresi okunmuyor; basınç doğrulanamadı. Cihaz servise alındı, yerine aynı tipte yedek cihaz takıldı."
Fotoğraf eklemek, özellikle erişimin engellendiği ya da gövde hasarının olduğu durumlarda tartışmayı önler.
Raporu sahada hazırlamak
Kâğıda not alıp ofiste Word'e geçirmek hem zaman kaybı hem de hata kaynağıdır. Raporu tablet ya da telefondan, cihazların önündeyken hazırlamak; konum sırasına göre ilerlemek ve imzayı ekranda almak işi ziyaret sırasında bitirir.
Larigo Yangın'ın periyodik kontrol ekranı tesisteki ekipmanları konum sırasıyla listeler, maddeleri cihaz satırında işaretletir ve raporu logonuz ile imzanızla PDF olarak üretir.
Raporları denetime hazır tutmak
Denetim ya da sigorta talebi geldiğinde müşterinin sizi araması yerine raporlara kendisinin ulaşması en iyisidir. Müşteri portalı, tesis yetkilisine geçmiş tüm kontrol raporlarını kendi hesabından indirme imkânı verir.
Sık sorulan sorular
Periyodik kontrol raporunu kim hazırlar?
Kontrolü yapan yetkili firma ve personel hazırlar; tesis yetkilisi de raporu imzalar.
Kontrol raporu ne kadar süre saklanmalı?
Saklama süresi mevzuata, sözleşmeye ve sigorta şartlarına göre değişir. Dijital arşivde süresiz saklamak, geçmiş bakım kayıtlarını her zaman gösterebilmenizi sağlar.
Rapora fotoğraf eklemek zorunlu mu?
Genellikle zorunlu değildir ama uygunsuzlukların belgelenmesi ve olası anlaşmazlıkların önlenmesi için güçlü şekilde önerilir.
